Privacyverklaring

Deze privacyverklaring werd opgesteld conform aan de Europese verordening 2016/679, in het Nederlands de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ genoemd.

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacy policy werd opgesteld voor de volgende sectorale paritaire fondsen (hierna ‘Fondsen’ genoemd) :

  • Waarborg- en Sociaal fonds van de voedingsnijverheid (PC 118)
  • Waarborg- en Sociaal fonds van de bakkerij, banketbakkerij, en consumptiesalons bij een banketbakkerij (PC 118.3)
  • Waarborg- en Sociaal fonds van de bedienden van de voedingsnijverheid (PC 220)
  • Fonds tweede pijler PC 118 en PC 118.3
  • Fonds tweede pijler PC 220 (PC 220)

Deze sectorale paritaire fondsen zorgen voor het beheer van de sectorale voordelen en van de tweede pensioenpijler, en zijn in de context van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, 2016/679) een verwerkingsverantwoordelijke. Aldus hebben deze fondsen de verplichting om te voldoen aan de vereisten die de AVG oplegt aan verwerkingsverantwoordelijken.

 

2. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring vragen, opmerkingen, of klachten hebt, kan u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (=data protection officer) van de Fondsen en Synersec via privacy@synersec.be.

 

3. Welke gegevens over u verwerken wij?

Wij verwerken volgende gegevens van werknemers die tewerkgesteld zijn in de sectoren waarop de Fondsen betrekking hebben:

  • persoonlijke identificatiegegevens (naam, titel, adres, telefoonnummer);
  • persoonlijke bijzonderheden (immigrantenstatuut, geboortedatum, samenlevingsvorm)
  • bijzonderheden betreffende andere familie- of gezinsleden;
  • financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer)
  • rijksregisternummer, alsook in voorkomend geval een kopie van uw identiteitskaart;
  • uw loon, alsook eventuele uitkeringen of aanvullende vergoedingen die u geniet;
  • gegevens betreffende uw aanwezigheid op het werk en de organisatie van het werk (uurregeling, afwezigheden);
  • compensaties die u vraagt (attesten betalingen waarvoor de sector een terugbetaling voorziet);
  • loopbaangegevens, maar beperkt tot hoger vermelde sectoren (huidige en vorige betrekkingen en werkgevers, periodes zonder betrekking);
  • bijzonderheden betreffende uw pensioen (datum waarop men deel gaat uitmaken van het pensioensysteem, aard van het systeem, datum waarop men geen deel meer uitmaakt van het systeem, ontvangen en uitgevoerde betalingen, opties, begunstigden);

Indien u gebruik maakt van de tussenkomst voor kinderopvang, verwerken wij ook data van kinderen van werknemers die tewerkgesteld zijn in de sectoren waarop de Fondsen betrekking hebben:

  • persoonlijke identificatiegegevens van het kind (voornaam, achternaam);
  • persoonlijke bijzonderheden (geboortedatum);
  • rijksregisternummer, alsook in voorkomend geval een kopie van het geboortecertificaat;

Daarnaast verwerken wij in voorkomend geval ook uw telefoonnummer en e-mailadres, maar enkel indien u ons via die kanalen contacteert, en we gebruiken dit voor niets anders dan het beantwoorden van uw vragen.

In sommige gevallen verwerken wij ook een kopie van uw identiteitskaart. Dit is voornamelijk het geval wanneer wij uw identiteit moeten controleren om op één van uw vragen te kunnen antwoorden (gegevenswijziging, inzage, etc.).

Tot slot verwerker wij ook persoonsgegevens van de werkgevers van de sectoren waarop de Fondsen betrekking hebben, wat in het kader van AVG vooral relevant is wanneer het gaat om eenmanszaken:

  • persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer);
  • elektronische contactgegevens (e-mail)
  • in voorkomend geval, uw rijksregisternummer (dit wordt door de KSZ gebruikt voor fysieke personen-werkgevers als uniek identificatienummer)

De Fondsen en haar verwerkers verbinden zich ertoe om ervoor te zorgen dat uw gegevens steeds adequaat beschermd worden.

 

4. Waarom verzamelen wij gegevens over u?

 

4.1 Kernactiviteiten

De Fondsen zijn wettelijk verplicht om deze gegevens over u te verzamelen, zodat ze hun wettelijke verplichtingen kunnen volbrengen. Deze taken bestaan uit:

 

  • Beheer aanvullend pensioen
  • Beheer basisvergoedingen voor werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT) 
  • Beheer aanvullende vergoeding langdurige ziekte
  • Beheer syndicale vorming en syndicale premies
  • Beheer aanvullende vergoeding bij tijdskrediet arbeiders bakkerij (+55 jaar)
  • Beheer aanvullende vergoeding bij tijdelijke werkloosheid arbeiders bakkerij
  • Beheer aanvullende vergoeding na ontslag voor bakkerij-arbeiders (bestaanszekerheid)
  • Verificatie gelijkwaardigheid tussen het sectorale pensioenplan en het bedrijfseigen pensioenplan
  • Beheer tussenkomst kinderopvang voor kinderen tot 3 jaar

Deze wettelijke verplichtingen vloeien voort uit een aantal bepalingen:

  • De wet van 7 januari 1958 betreffende  de fondsen voor bestaanszekerheid;
  • De wet aanvullende pensioenen van 28 april 2003;
  • De wet van 15 januari 1990 die de Fondsen voor Bestaanszekerheid zijn gelijkgesteld met “instellingen van sociale zekerheid” volgens de wet op de Kruispuntbank;
  • Het koninklijk besluit van 15 oktober 2004 die pensioeninstellingen gelijkstelt met “instellingen van sociale zekerheid”;
  • De CAO’s ter oprichting, alsook de daarna volgende CAOs ter wijziging van de statuten van de volgende fondsen:
  • Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid (118)
  • Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid bakkerijen (118.3)
  • Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid bedienden (220)
  • De sociale programmaties voor de voedingssectoren
  • Fonds 2de pijler voedingsnijverheid (118)
  • Fonds 2de pijler voedingsnijverheid bedienden (220)
  • Fonds 2de pijler technische land- en tuinbouw (132)
  • Fonds 2de pijler landbouw (144)
  • Fonds 2de pijler tuinbouwbedrijven (145)
  • Fonds 2de pijler zeevisserij en pakhuizen (143)
  • Fonds 2de pijler horeca (302)
  • Fonds 2de pijler immo (323)

Deze teksten zijn beschikbaar op de volgende websites :

 

4.2 Andere

Algemene contactaanvragen

Indien u ons via e-mail of telefoon contacteert, verwerken wij op dat moment uw e-mailadres en telefoonnummer. Het enige doel hiervan is om gepast te kunnen reageren op uw vraag, en de verwerking gebeurt aldus op basis van gerechtvaardigd belang. Deze gegevens zullen niet voor een ander doeleinde gebruikt worden.

 

Website

Indien u onze website bezoekt, plaatsen wij een cookie op uw computer met als doel op te volgen vanuit welke landen onze website bezocht wordt, alsook om deze te kunnen optimaliseren afhankelijk van het type toestel waarmee u onze website bezoekt (tablet, PC, etc.). Deze gegevens worden echter geanonimiseerd verzameld, en zijn volgens de wetgeving dus geen persoonsgegevens. Toch melden we het hier ter informatie, zodat u zich hierover niet ongerust hoeft te maken.

 

5. Van welke gerechtvaardigde belangen maken wij gebruik?

Zoals aangegeven in de vorige paragraaf, verwerken wij soms uw e-mailadres of telefoonnummer, met als enige doel te antwoorden op uw vragen. U kan immers redelijkerwijs verwachten dat we op uw vragen zullen antwoorden.

Daarnaast dienen wij in voorkomend geval uw identiteit te controleren met behulp van een kopie van uw identiteitskaart om zo gevraagde gegevenswijzigingen door te kunnen voeren.

 

6. Wat is de bron van deze gegevens?

Voor onze kernactiviteiten halen we de meeste gegevens bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, waarbij de Vereniging van Sectorale Instellingen soms als tussenpartij optreedt. De nodige machtigingen hiervoor zijn verkregen:

Beheersactiviteit

Beraadslaging

Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid (118)

02/110 van 3-12-2002 (via VSI)

Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid bakkerijen (118.3)

02/110 van 3-12-2002 (via VSI)

Waarborg en sociaal fonds voedingsnijverheid bedienden (220)

Geen machtiging (enkel bedrijfsgegevens)

Fonds 2de pijler voedingsnijverheid (118)

06/089 van 5-12-2006

Fonds 2de pijler voedingsnijverheid bedienden (220)

12/115 van 4-12-2012

Fonds 2de pijler technische land- en tuinbouw (132)

08/022 van 8-04-2008

Fonds 2de pijler landbouw (144)

08/024 van 8-04-2008

Fonds 2de pijler tuinbouwbedrijven (145)

08/023 van 8-04-2008

Fonds 2de pijler zeevisserij en pakhuizen (143)

07/012 van 6-03-2007

Fonds 2de pijler horeca (302)

12/095 van 6-12-2012

Fonds 2de pijler immo (323)

11/032 van 5-04-2011

 

Daarnaast zal u merken dat we gelijkaardige gegevens ook via formulieren verzamelen die u dient in te vullen. Vaak krijgen we op die manier sneller een beeld van uw situatie dan wanneer we moeten wachten op de Kruispuntbank, alsook biedt het ons een manier om uw aanvraag te verifiëren. Daarnaast vragen we op deze formulieren ook gegevens op die niet via de Kruispuntbank bij ons binnenkomen, maar enkel in zoverre dat noodzakelijk is om onze wettelijke verplichting uit te voeren.

 

7. Hoelang houden wij uw gegevens bij?

Wij bewaren uw gegevens minstens zolang als nodig om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, of zolang nodig voor bewijsredenen. Voor sociale voordelen is dit de wettelijke pensioenleeftijd + 10 jaar. Voor pensioengerelateerde gegevens is dit de datum van uitbetaling + 10 jaar, tenzij u uw reserves intussen naar een andere pensioeninstelling overgedragen hebt. In dat laatste geval houden we uw gegevens bij tot de wettelijke pensioenleeftijd + 10 jaar.

Wij zullen deze bewaartermijnen en redeneringen geregeld herbekijken, om er steeds voor te zorgen dat we uw gegevens niet onnodig lang bewaren.

 

8. Aan welke partijen geven wij uw gegevens door?

Synersec VZW is door de Fondsen via een samenwerkingsovereenkomst aangesteld als verwerker om de concrete uitvoering van de beschreven taken op zich te nemen. Synersec VZW werkt op haar beurt met een aantal onderaannemers:

  • Softwareleveranciers die in bepaalde gevallen toegang hebben tot de gegevens. Het gaat hier om software die Synersec VZW nodig heeft om haar operationele taken uit te voeren;
  • Leverancier om de betalingen uit te voeren;
  • Leverancier voor het beheer van de algemene IT infrastructuur;

De volgende categorieën ontvangen (een aantal van) uw gegevens en zijn verwerkingsverantwoordelijken. Deze kunnen uw gegevens verder gebruiken voor doeleinden die niet noodzakelijk overeenkomen met onze doeleinden. Indien u daarbij verdere vragen hebt, raden we u aan om contact op te nemen met de desbetreffende verantwoordelijke. Let wel, wij geven uw gegevens enkel door omdat dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichting te kunnen voldoen (bv. naar de verzekeringsmaatschappij die zorgt voor de effectieve uitbetaling van uw pensioen):

  • Sociale zekerheidsinstanties;
  • Banken en verzekeringsmaatschappijen;

 

9. Naar welke andere landen geven wij uw gegevens door

Uw persoonsgegevens worden voor het grootste deel verwerkt binnen de Europese Unie. In dit gedigitaliseerd tijdperk is het daarnaast vaak zo dat voor ondersteunende diensten (back-ups, mails, document management, etc.) vaak wordt uitgeweken naar providers die hier meer ervaring mee hebben, dan om dit zelf te organiseren. Om die reden is het mogelijk dat wij voor een aantal activiteiten gebruik maken van verwerkers die data in uitzonderlijke gevallen buiten de Europese Unie opslaan. Met name gaat dit om:

  • Office365 - voor e-maildiensten, document opslag, en andere. Hoewel deze verwerkingen normaliter binnen de Europese Unie plaatsvinden, kan dit in uitzonderlijke gevallen niet gegarandeerd worden. Deze eventuele uitwisselingen gebeuren steeds met passende waarborgen zoals beschreven in artikel 46 van de AVG.
  • Portland Acronis cloud - voor geëncrypteerde back-ups. Concreet wil dit zeggen dat back-ups van onze systemen opgeslagen worden in de Acronis cloud, die normaliter binnen de Europese Unie blijven. Indien dit uitzonderlijk niet het geval is, zal de uitwisseling enkel gebeuren in overeenstemming met artikels 45, 46, en 49 van de AVG.

Met beide cloud providers hebben we een overeenkomst die rekening houdt met de AVG. Daarnaast zijn de persoonsgegevens die via mail uitgewisseld worden zeer beperkt (e-mail, plus eventuele andere informatie die u ons aanlevert via e-mail), en zijn de back-ups steeds geëncrypteerd.

 

10. Wat zijn uw rechten?

Dankzij de AVG wetgeving hebt u heel wat rechten. Wij sommen ze even allemaal op voor u.

 

10.1 Recht om geïnformeerd te zijn

Wij zijn verplicht om u te informeren over de verwerkingen die plaatsvinden met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is de manier om aan dit recht te voldoen.

 

10.2 Recht van inzage

U hebt het recht om ons een kopie te vragen van de persoonsgegevens waarover wij beschikken. Daarnaast zijn wij ook verplicht om u informatie te geven omtrent de verwerkingsdoeleinden, de ontvangers van de gegevens, de bewaartermijn, het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, de bron van de gegevens, de doorgifte naar derde landen, en het eventuele bestaan van geautomatiseerde besluitvorming met inbegrip van profilering. Behalve uw persoonsgegevens zelf (die u dus wel kan opvragen), vindt u dit allemaal in deze privacy policy terug.

 

10.3 Recht op rectificatie

U hebt het recht om te vragen dat wij uw gegevens verbeteren en/of vervolledigen, indien u merkt dat er gegevens fout zijn en/of ontbreken.

 

10.4 Recht op gegevenswissing

Het recht op gegevenswissing is slechts in bepaalde gevallen van toepassing. U kan verwijdering aanvragen indien de verwerking niet meer rechtmatig plaatsvindt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we de verwerking zouden baseren op toestemming, en u uw toestemming intrekt. In ons geval vinden de meeste verwerkingen plaats omwille van een wettelijke verplichting. Voor de gegevens waar dit niet het geval is, kan u steeds de verwijdering aanvragen.

Elke aanvraag tot gegevenswissing zullen wij in overweging nemen, en het besluit van deze overweging zullen wij aan u communiceren.

 

10.5 Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om een (tijdelijke) beperking van de verwerking aan te vragen. Dit recht is van toepassing in volgende gevallen:

  • u betwist de juistheid van de persoonsgegevens
  • u vindt dat de verwerking onrechtmatig is en u verzet zich tegen het wissen. In plaats daarvan wenst u een beperking van verwerking
  • u wil dat uw gegevens bijgehouden worden in het kader van de instelling, uitoefening, of onderbouwing van een rechtsvordering, maar behalve de opslag van de gegevens mogen er geen verwerkingen plaatsvinden;
  • u hebt uw recht van bezwaar uitgeoefend, en u wacht op ons antwoord.

 

 

10.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om ons te vragen om een kopie van uw gegevens, die leesbaar is door een machine. Dit recht is enkel van toepassing op gegevens die

  1. (a) verwerkt worden op basis van toestemming of in het kader van een contract
  2. (b) en waarbij die gegevens automatisch verwerkt worden (en dus bv. geen verwerkingen die op papier gebeuren).

De meeste gegevens die wij verwerken zijn op basis van een wettelijke verplichting, en daarvoor geldt dit recht dus niet.

 

10.7 Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking indien deze gebeurt op basis van:

  • algemeen belang
  • gerechtvaardigd belang

De meeste gegevens die wij verwerken zijn op basis van een wettelijke verplichting, en daarvoor geldt dit recht dus niet.

Het telefoonnummer en e-mailadres verwerken we op basis van een gerechtvaardigd belang. Hoewel we deze gegevens enkel gebruiken om te antwoorden op uw vraag, kan u hiertegen bezwaar indienen.

 

10.8 Recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking

U hebt het recht om niet onderworpen te worden aan besluiten die enkel en alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, tenzij u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft of tenzij dit strikt noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren.

Voor de verwerkingen die gebeuren door Synersec VZW is dit echter niet van toepassing, aangezien wij niet aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering doen zoals beschermd door artikel 22 van de AVG. De berekeningen van de uitkeringen etc. worden door de wetgever bepaald, en vallen niet onder de regels over geautomatiseerde verwerking.

 

11. Kan u uw toestemming intrekken?

Toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden. Echter gebeuren de meeste gegevensverwerkingen van Synersec op basis van een wettelijke verplichting, en van de nevenactiviteiten op basis van een gerechtvaardigd belang. In de meeste gevallen zal uw intrekking dus geen invloed hebben op de verwerkingen die gebeuren.

 

12. Wat kan u doen indien u niet akkoord bent met de gegevensverwerking?

U kan steeds contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO): privacy@synersec.be . Samen komen we er zeker uit.

Indien u geen vertrouwen meer hebt in ons, kan u ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:

 

Gegevensbeschermingautoriteit / Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35
1000 Brussel / 1000 Bruxelles
Tel. +32 2 274 48 00
Fax +32 2 274 48 35
e-mail: contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be